مقالات

آخرین مقالات

12 اسفند

نه راه ساده برای تمیزکاری محل کار

با توجه به مکانی که در آن زندگی می کنید ممکن است نشانه های فصل بهار وجود نداشته باشد اما واقعا فصل بهار است. فصل بهار برای بسیاری از افراد به معنای خانه تکانی می باشد. همچنین می توان
از فرا رسیدن فصل جدید به عنوان بهانه¬ ای برای تمیزکاری محل کار استفاده کرد. در این قسمت نکاتی برای تمیزکاری فضای کاری در فصل بهار ارائه شده است :

1- مرتب سازی پرونده ها و کاغذها

گاهی اوقات به نظر می رسد که به طور ناخواسته کاغذهای روی میز کاری چند برابر می شوند و مدت زمان زیادی طول نمی کشد که بخش زیادی از فضای کاری را اشغال می کنند. به همین دلیل سازماندهی و دسته بندی آن ها در اسرع وقت دارای اهمیت می  باشد. ایجاد یک سیستم بایگانی به طوری که بتوان کاغذها و پرونده ها را بر اساس اهمیت و موضوع آن ها بایگانی کرد ، می تواند راه حل مناسبی باشد. یک راه حل دیگر برای بایگانی پرونده ها و کاغذها (اگر نیاز به نگهداری یک نسخه از آن ها نباشد) اسکن و ذخیره کردن آن ها روی رایانه می باشد. اگر نیاز به کاغذها ندارید ، می توان آن ها را بازیافت کرد. یک راه موثرتر برای رهایی از تلنبار شدن کاغذها ، استفاده از یک دستگاه کاغذ خردکن در کنار میز کار می باشد که باعث کاهش نیاز دائمی به خرد کردن حجم زیادی از کاغذها می شود.

 

office partition

 

2- حفظ فاصله از وسایل

بسیاری از مختصصان سازماندهی فضای کاری پیشنهاد می کنند که فقط وسایل بسیار ضروری که در کار روزانه به آن ها نیاز دارید را در دسترس خود قرار دهید. این موارد شامل نمایشگر رایانه ، صفحه کلید ، موس ، تلفن و غیره می باشد. وسایلی مانند ماشین دوخت یا نوار چسب که همیشه مورد نیاز نیستند ، بهتر است در کشوهای فایل شما نگهداری شوند که این کار به کاهش درهم ریختگی میز کاری کمک می کند. اگر شما هم مثل من تعداد بسیار زیادی خودکار روی میز کارتان دارید که حتی تا زمان بازنشستگی هم کافی می باشند ، بدانید که آن ها باعث به هم ریختگی میز کارتان می شوند. فقط تعدادی از خودکارها و لوازم التحریری که مورد نیاز می باشند را انتخاب کرده و بقیه آن ها را در یک کشو جداگانه مخصوص لوازم التحریر قرار دهید که در این حالت هم در دسترس خواهند بود و هم موجب در هم ریختگی میز کار نخواهند شد. در طول زمانی که در حال جابه جایی و حذف موارد غیر ضروری هستید ، فضای زیر میز کاری را فراموش نکنید. سیم های نامرتب و گره خورده نیز می تواند عامل بی نظمی محل کار باشد. برای مرتب سازی این سیم ها می توانید از سیستمی که خودتان ایجاد می کنید یا از یک سیستم مدیریت سیم استفاده کنید.

3- مرتب سازی صفحه دسکتاپ

اغلب بر تمیزکاری فضای کاری فیزیکی مقابلمان تمرکز می کنیم و سپس مقابل یک صفحه نمایش آشفته می نشینیم. مدت زمانی را باید به مرتب سازی صفحه دسکتاپ رایانه و صندوق ورودی ایمیل نیز اختصاص دهیم. مرتب سازی صفحه دسکتاپ و بایگانی موارد مختلف به صورت منظم باعث دسترسی آسان تر به آن ها در دفعات بعدی خواهد شد. خالی کردن صندوق ورودی ایمیل نیز بار بزرگی را از شانه هایتان خواهد برداشت چرا که بررسی صد ایمیل راحت تر از بررسی هزاران ایمیل انباشته شده در طول زمان خواهد بود.

4- تمیزکاری میز کار به طور اساسی

زمانی که میز کار و صندلی  را مرتب می کنید و باعث ایجاد یک فضای کاری دلپذیر و چشم نواز می شود ، بهترین زمان برای تمیزکاری همه چیز به طور اساسی می باشد. صفحه کلید و دیگر وسایل را ضدعفونی ، گردگیری و پاک کنید. یک محیط کاری تمیز باعث ایجاد احساس بهتری خواهد شد.

5- افزایش سطح ارگونومیک

راحتی فضای کاری به اندازه تمیز بودن آن دارای اهمیت است. بررسی سطح میز کاری قدیمی یا میز اداری با قابلیت تنظیم ارتفاع از نظر ارگونومیک ، یکی از راه های ایجاد فضای کاری مناسب و راحت می باشد. این فرآیند از طریق توصیه هایی که نحوه ایجاد محیط کاری نشسته و ایستاده ارگونومیک را توضیح می دهند ، ساده سازی شده است. دنبال کردن این مطالب و توصیه ها می تواند باعث جلوگیری از نگرانی های مرتبط با سلامتی گردد. نهایتاً ایجاد احساس بهتر موجب افزایش خلاقیت و بهره وری می شود.

6- انجام تمیزکاری به صورت یک کار گروهی

همه افراد دارای مشغله هستند و گاهی اوقات به نظر می رسد زمانی برای تمیزکاری محیط کار وجود ندارد. در این صورت می توان یک زمان مشخص را تعیین نمود به طوری که همه کارمندان در تمیزکاری آن شرکت داشته باشند. با انجام این کار همه افراد بر کار تمیزکاری تمرکز می کنند و دیگر احساس نمی کنند که وظیفه اضافی دیگری را باید انجام دهند. از آنجائی که ممکن است روز تمیزکاری برای برخی افراد خسته کننده باشد ، راه های برای تبدیل آن به یک تجربه لذت بخش وجود دارد مانند تبدیل آن به یک دورهمی با سرو غذای مختصر ، پخش موسیقی برای ایجاد نشاط در افراد یا حتی در نظر گرفتن جوایزی برای تمیزترین محیط کاری.

 

office partition

 

7- آواز خواندن در هنگام تمیزکاری محیط کاری

موزیک می تواند کارهای روزمره و طاقت فرسا را دلپذیرتر و آسان تر کند. موسیقی های مورد نظرتان را انتخاب کرده و تمیزکاری را انجام دهید.

8- سپردن این کار به افراد حرفه ای

اگر بارها و بارها نسبت به تمیزکاری محیط کاری اقدام کرده اید ولی نتیجه رضایت بخشی نداشته است ، زمان آن است که این کار را به افراد حرفه ای بسپارید. افراد حرفه ای زیادی برای سازماندهی و مرتب سازی فضای کاری وجود دارند که می توانند در تبیین وضعیت به شما کمک کنند و بهترین راه سازماندهی و مرتب سازی فضای کاری را به شما بیاموزند. اگر برای انجام این کار با رئیس خود صحبت کرده و تصمیم نهایی را گرفته اید ، باید یک فرد قابل اطمینان و معتبر را برای این کار استخدام کنید.

9- افزودن زمان تمیزکاری به تقویم

زمانی که محیط کاری را تمیز می کنید ، نهایت تلاش خود را برای تمیز نگه داشتن آن انجام دهید. هر روز ، دقایقی را به مرتب سازی همه چیز اختصاص دهید تا از مرتب بودن محل کار اطمینان حاصل نمایید. اختصاص روزانه چند دقیقه برای مرتب سازی و تمیزکاری بسیار آسان تر از حالتی است که مجبور هستید مدت زمان بیشتری را برای تمیزکاری و مرتب سازی میز کار اختصاص دهید که حاصل انباشته شدن در طول چندین ماه می باشد. قبل از این که در پایان روز کاری محل کار را ترک کنید ، به فضای کاری نگاه کرده و از خود بپرسید آیا حرفه ای به نظر می رسد؟ در حالی که اختصاص مدت زمانی به طور روزانه برای تمیزکاری و مرتب سازی محل کار بسیار مناسب می باشد ، به فکر برنامه ای برای مرتب سازی و سازماندهی محیط کاری در طول سال بعد باشید که می تواند شامل برنامه ریزی برای تمیزکاری های گروهی بیشتر باشد.

کلام آخر

راه های بسیار زیادی برای مرتب سازی و تمیزکاری محل کار وجود دارد که نه تنها باعث حرفه ای به نظر رسیدن می شود بلکه باعث کاهش میزان استرس نیز می گردد و به شما اجازه می دهد تا بهترین کار خود را انجام دهید و منتظر چیزهایی باشید که بهار با خود به همراه می آورد( به جز تمیزکاری).
منبع:https://www.btod.com/blog/2015/03/24/9-simple-ways-to-spring-clean-your-work-space/
  • Rating
  • 28 دفعات بازدید